Afdrukken

Notaris


Notaris Kroezen kiest eDocs geintegreerd met Qu-Bis

(download deze klantervaring PDF)

Iedere ondernemer is op zoek naar een efficiënte bedrijfsvoering . Zo ook Notaris Kroezen uit Oldenzaal.

Op zoek naar meer efficiency

Hans Kroezen Notaris Oldenzaal:
“Vanaf het moment dat ik in 2001notaris werd, zijn alle dossiers in het archief  van ons kantoor opgeborgen. Onze medewerkers moesten steeds naar het archief om de dossiers op te ruimen en na verloop van tijd als de cliënt weer terugkwam voor een nieuwe zaak moest het dossier weer uit het archief worden gehaald. Al met al een tijdrovende klus. Daarnaast zou de schade niet te overzien zijn wanneer door een calamiteit zoals brand- of waterschade ons archief vernietigd zou worden.

Dit moest efficiënter en veiliger kunnen. Wat wij zochten was een archiveringsoplossing waarbij met zo weinig mogelijk handelingen de dossiers worden gescand en vervolgens worden geïntegreerd met het notarisprogramma Qu-bis van onze notariële softwareleverancier Quantaris”.

Keuze voor eDocs
“Na verschillende leveranciers te hebben uitgenodigd voor een introductie van hun scanoplossing, kwam ik in contact met het bedrijf “eDocs” uit Oldenzaal.

Carl Latka, de eigenaar van eDocs, liet op mijn kantoor een proefopstelling maken van de scanoplossing, welke oplossing al door vele ziekenhuizen, artsen en andere medische bedrijven in Nederland op grote schaal wordt gebruikt. Bedrijven die, evenals Notariskantoor Kroezen, de vertrouwelijkheid en veiligheid van hun dossiers moeten kunnen garanderen.

Vanaf de eerste kennismaking ontstond een prettige samenwerking waarbij mij het vertrouwen werd gegeven dat een stabiele, veilige en efficiënte scanoplossing kon worden geboden welke voldoet aan de eisen die ik als notaris aan het archiveren van vertrouwelijke dossiers stel.

eDocs was op zoek naar een nieuwe markt en wij waren op zoek naar een goede partner voor ons Document-management”.
 
Nieuwe werkwijze
“Mijn wens was om een dossier volledig af te ronden en dan in één keer te scannen op de Multifunctional, verdeeld over een aantal types documenten, te weten akten, nota’s / declaraties, correspondentie en overig. Middels zogenaamde scheidingsbladen worden de verschillende soorten documenten herkend en opgeslagen. Het enige wat we op de Multifunctional  moeten intoetsen is het dossier-nummer van Qu-bis.

De door eDocs geboden oplossing gaat echter verder dan dat. De scheidingsbladen zijn variabel gemaakt en kunnen naar behoeven worden aangepast aan het soort dossier. Zo is het programma dus ook ingericht voor evt. nieuwe wensen in de toekomst. Hiervoor hoeft niets in het systeem te worden aangepast.

Als ik een nieuw type document wil toevoegen aan het dossier passen we in Word zelf het scheidingsblad aan, definiëren een nieuwe naam en automatisch wordt na het scannen een nieuwe map aangemaakt met de naam die we op het scheidingsblad hebben vermeld.

Ook kunnen met dit zelfde proces achteraf nog documenten worden toe- gevoegd aan het dossier. Een handige functie.

Het efficiënte van de scan- oplossing is dat een dossier automatisch kan worden opgeroepen aan de hand van het dossiernummer in Qu-bis”. 

In Outlook zit een functie om één of meerdere e-mail-berichten, inclusief bijlagen, te kopiëren naar eDocs. Vanuit het postbakje in eDocs kan dan de e-mail gesleept worden in het dossier. Het is dus niet meer nodig om e-mailberichten of andere documenten te printen en daarna te scannen. In eDocs kan alles bij elkaar in één dossier worden opgeslagen. Wel zo makkelijk en efficiënt.

“Nadat dossiers gescand en gearchiveerd zijn worden ze niet meer in het archief opgeborgen. Het scheelt veel loop- en zoekwerk, omdat vanaf elke werkplek de dossiers volledig beschikbaar zijn"

Tekstherkenning
“Alle tekstdocumenten worden in eDocs automatisch voorzien van tekstherkenning. Daarmee kan men stukken tekst uit een gescande brief met de muis selecteren en kopiëren naar b.v. Word of e-mail. Ook kunnen alle documenten op volledige inhoud worden doorzocht. Zowel binnen een dossier als ook over het gehele archief. eDocs toont dan eenvoudig en snel op welke pagina’s een bepaald zoekwoord gevonden is”.

Logging
“Alles wat er met documenten in eDocs gebeurt wordt gelogd. Scannen, verplaatsen, verwijderen, e-mailen. Van al deze handelingen wordt gelogd wie, wat, wanneer gedaan heeft.  Als we vanuit eDocs een document (of deel) mailen dan wordt deze e-mail gelogd en aan het document gekoppeld".

Samenwerking met eDocs BV
“De installatie en inrichting van eDocs en de Multifunctional die we ook hadden vervangen, is allemaal in een halve dag afgerond en werkt naar volle tevredenheid. De vragen van onze medewerkers  - het is toch even wennen in het begin - werden zeer correct en op korte termijn beantwoord”. 

Conclusie
Ook vanaf een beveiligde toegang vanaf een externe (thuis)werkplek zijn de dossiers te raadplegen. Enkele maanden na de start van de samenwerking met eDocs kijken wij hier met tevredenheid op terug. De processen lopen sneller, inzichtelijker en efficiënter. En het is ook een betaalbare oplossing.

En dat is waar het om is begonnen en wat ook in de toekomst een basis is voor een efficiënte bedrijfsvoering”.

Noot van de leverancier zelf
Digitale archivering bespaart elke organisatie tijd, ruimte en dús geld. Daarnaast moet u zichzelf afvragen wat er zou gebeuren wanneer uw fysieke archief ontoegankelijk wordt door b.v. brand-, waterschade of andere calamiteit. De aktes en veel andere belangrijke documenten hebt u wel digitaal. Maar heel veel belangrijke documenten zijn gewoon weg. Denk hierbij aan de getekende aktes, belangrijke correspondentie enz.  Ook de logging van wie, wat, wanneer met een document heeft gedaan geeft u de zekerheid dat u geen belangrijke informatie kwijt kunt raken, doordat iemand iets per ongeluk, of erger, met opzet, heeft verwijderd. eDocs kan verwijderde documenten restoren.
 

 

 

Wat zeggen klanten?

  • "Als je eenmaal gebruik maakt van digitale archivering, merk je wat voor een tijdwinst je hiermee kunt behalen! "

    Landsman en Teune Financieel Raadgevers
  • "Sanders Supermarkten gebruikt al jaren tevreden eDocs. Een buitengewoon gebruikersvriendelijk en stabiel archiveringssysteem"

    R. van Erven, Sligro Food Group Nederland B.V.
  • "eDocs is overzichtelijk en gemakkelijk in gebruik. Informatie valt snel en eenvoudig te achterhalen. eDocs wint van het papierenarchief."

    Vanessa Croes, Pekaar Plastics BV
  • "eDocs is een fijn scan- programma voor onze HAP.
    De informatie wordt snel en overzichtelijk in mappen geplaatst. Het werkt efficiënt."

    Huisartsenpraktijk Dijkhuis, Borne
  • "Wij hier op de praktijk zijn erg tevreden over de samenspel van eDocs met Microhis. De gegevens van eDocs zijn via de patient in Microhis snel  oproepbaar."

    Huisarts J. Miedema, Spijkenisse
  • “Wij gebruiken het programma nu ca. 8 jaar en zijn zeer tevreden. De eenvoud en de zoekmogelijkheden spreken ons erg aan.”

    Lau van Haren Coldstores BV
  • “Wat ideaal is eDocs toch. Je hoeft niet meer het archief in te duiken om iets op te zoeken. Wij hebben direct alle gegevens bij elkaar.”

    Loonbedrijf Oude Lashof
  • “eDocs BV heeft een mooie omgeving gecreëerd met een koppeling tussen ANVA en eDocs. Processen lopen sneller, inzichtelijker en efficiënter.”

    De Wit Assurantiën, Stellendam
  • "Sinds we eDocs gebruiken zijn de bureau's leeg en kijken we niet tegen stapels post die nog verwerkt moet worden."

    Huisartsenpraktijk Javaeiland Amsterdam
  • "Al meer dan 12 jaar maken wij met veel genoegen gebruik van eDocs. Door de handige functionaliteiten is eDocs bij Zorgwerk een succes!"

    Zorgwerk Personeelsdiensten
  • "Onze ervaringen met eDocs BV zijn uitstekend. eDocs levert in onze advocatenpraktijk een belangrijke bijdrage aan het dossierbeheer."

    Harry van Schie, Advocatuur
  • "We gebruiken eDocs om onze documenten te scannen en archiveren. eDocs is een prettige leverancier, goed te bereiken als er vragen zijn."

    Ingrid Schilder, Ravo Fayat Group