Afdrukken

Huisartsen

Hoe huisartsenpraktijken hun kosten verlaagden door de dossiervoering te verbeteren. 

Huisartsen staan voor een moeilijke opgave. Van de huisartsen wordt verwacht dat zij met minder geld veel tweedelijns behandelingen overnemen. Krimpende budgeten met meer taken daagt huisartsen uit om nog eens naar hun kosten te kijken. We vroegen Huisartsenpraktijk 't Dijkhuis uit het Twentse Borne en Huisartsenpraktijk Javaeiland in Amsterdam welke maatregelen ze hebben getroffen om die uitdaging het hoofd te bieden. Beide praktijken hebben zich gerealiseerd dat de dagelijkse verwerking van patiëntenbrieven en het archiveren daarvan een aanzienlijke belasting is voor de assistenten in de toch al drukke praktijk. Het zorgvuldig verwerken van patiëntenbrieven, registeren in het HIS, opbergen in het dossier, zoeken, kopiëren, faxen, enzovoort is tijdrovend en inefficiënt. Al met al een grotere kostenpost binnen de praktijk dan vaak wordt gedacht. Dat kan anders en dat moet ook anders.

Efficiënter werken door minder tijd te spenderen aan het verwerken van de post, het op orde houden van de dossiers en het terugdringen van daarmee samenhangende kosten is mogelijk door het digitaliseren van patiëntendossiers en de patiëntenbrieven. Er zijn al veel praktijken die gebruik maken van een documentmanagement systeem om hun informatie te digitaliseren. Populair is het pakket eDocs, dat al door honderden huisartsen wordt gebruikt. Dit pakket ontleent haar populariteit vooral door zijn koppeling met verschillende HIS-sen, zoals MicroHis, TetraHis en  OmniHis. 

Ook de Huisartsenpraktijk 't Dijkhuis en Huisartsenpraktijk Javaeiland kozen voor eDocs.

eDocs biedt praktijken een groot aantal voordelen:

- Snelle toegang tot de juiste informatie, dat bespaart niet alleen veel tijd, het voorkomt vertragingen en fouten in het werk.

- Door slimme scanoplossingen geautomatiseerd snel de dagelijkse post verwerken en in het digitale dossier op te bergen.

- Beveiliging van informatie, alleen geautoriseerde medewerkers mogen de aan hen toevertrouwde informatie inzien en/of aanpassen.

- Logging van alle belangrijke handelingen in de dossiers. Wie heeft wanneer een document gezien, gearchiveerd, verplaatst en zelfs verwijderd. 

- Dossiers, maar ook het hele archief kan op inhoud (tekst) worden doorzocht. 

- Restore optie waarmee, ten onrechte verwijderde documenten en mappen terug kunnen worden gezet. 

- Patiëntendossiers zijn ongeacht de locatie met een Ipad of notebook te raadplegen. 

- Eenvoudiger kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en vereiste normen.

- Een gratis tweede archief voor administratie, vakliteratuur, brochures van ziektebeelden etc. 

eDocs gebruikers; Met minder werk snel vindbare en complete dossiers!

De assistenten van de Huisartsenpraktijken 't Dijkhuis en Javaeiland ervaren eDocs als een gebruikersvriendelijk programma. Met een flinke dosis Amsterdamse nuchterheid merkte één van de assistenten van Huisartsenpraktijk Javaeiland op: ”eDocs is wel handig.” De medewerkers kunnen het pakket zich snel eigen maken, omdat het aansluit bij de werkwijze die zij in de papieren situatie gewend zijn. Elke patiëntenbrief, ECG of foto die binnenkomt wordt gescand. Na het scannen wordt het, nu digitale, document naar het dossier van de patiënt ‘gesleept’. Met eDocs wordt de informatie “… snel en overzichtelijk in mappen geplaatst. Het werkt efficiënt.” Aldus een medewerker van Huisartsenpraktijk 't Dijkhuis, die eDocs in combinatie met MicroHIS al meer dan vijf jaar gebruikt. Automatisch krijgt de behandelend arts het document in zijn of haar postbakje en wordt door eDocs dat document aan het HIS gekoppeld.

Al met al dankzij de intelligente software is het verwerken van post teruggebracht tot een kwartiertje werk. Terwijl in de oude, papieren, situatie één assistent een dagtaak had aan het verwerken van de patiëntenbrieven en het opbergen in het archief. Een aanzienlijke tijdsbesparing! In de woorden van één van de assistenten van Huisartsenpraktijk Javaeiland: "Sinds we eDocs gebruiken zijn de bureaus leeg en kijken we niet tegen stapels post aan die nog verwerkt moeten worden."

eDocs biedt de mogelijkheid om het patiëntendossier naar eigen inzicht in te richten. Huisartsenpraktijk Javaeiland heeft alle 7.500 patiëntendossiers (± 150.000 pagina’s) gedigitaliseerd. Na het opschonen en het controleren van het papieren patiëntendossier zijn alle documenten gescand en in de map

‘voorgeschiedenis’ van de patiënt geplaatst. Ook de dossiers van nieuwe instromende patiënten worden in nog geen tien minuten gescand en in eDocs verwerkt. Binnen het dossier zijn er mappen op basis van jaar en ziekenhuisspecialisaties aangemaakt. Dit is een manier van werken, maar ook andere werkwijzen zijn met eDocs mogelijk. Huisartsenpraktijken kunnen, net als Huisartsenpraktijk Dijkhuizen, er voor kiezen het papieren dossier af te sluiten en vanaf een bepaalde (start)datum gebruik te gaan maken van eDocs. Als u later de wens hebt om alsnog de dossiers uit uw fysieke kast toe te voegen, dan staat eDocs dat nooit in de weg. 

Het opzoeken van het juiste dossier of brief in het archief van praktijk of in één van de spreekkamers behoort tot het verleden. Nu kunnen de artsen en assistenten van achter hun bureau de gewenste dossiers of documenten snel opvragen. De informatie die in het digitale eDocs archief is opgeslagen kan op verschillende manieren geraadpleegd worden. Door de koppeling met het HIS, een sterk punt van eDocs, kan de arts vanuit de taakbalk simpel met een muisklik het patiëntendossier oproepen en raadplegen. De koppeling met MicroHIS gaat zelfs verder. Een brief, ECG of foto dat in een digitaal patiëntendossier in eDocs wordt geplaatst, wordt tevens als een regel in MicroHIS weggeschreven. Het achterliggende volledige document kan direct worden geraadpleegd. Daarnaast biedt eDocs, buiten het HIS om, de mogelijkheid om een patiënt te selecteren op basis van naam en geboortedatum en daar binnen met behulp van bijvoorbeeld trefwoorden of ICPC verder te zoeken. Zelfs ‘googlen’ binnen de tekst van de opgeslagen documenten is mogelijk. eDocs is zo gemaakt dat iedere praktijk zelf kan definiëren hoe zij de informatie in het digitale archief wil benaderen. Daaraan zijn geen meerkosten verbonden.

Medewerkers van Huisartsenpraktijk Javaeiland hebben al doende ervaren dat zij met eDocs de privacy van hun patiënten beter dan in het papieren tijdperk kunnen garanderen. Anders dan in de papieren situatie zijn de dossiers centraal opgeslagen en de kans dat dossiers kwijtraken of ingezien worden door onbevoegden is vrijwel nihil. Om informatieverlies als gevolg van technische problemen te voorkomen biedt eDocs de mogelijk om dagelijks op afstand backup’s van het systeem te maken. Deze backup’s worden in een beveiligde omgeving opgeslagen. Hierdoor zijn de risico’s die samenhangen het verlies van informatie tot een minimum teruggebracht, terwijl de privacy gegarandeerd blijft.

eDocs; Meer tijd voor de kerntaak.

De koppelingen en integratie mogelijkheden met het HIS die eDocs biedt maken het pakket tot een krachtig instrument dat het documentbeheer binnen de praktijk effectief en probleemloos ondersteunt. eDocs bespaart tijd en dus geld. eDocs geeft artsen en assistenten meer tijd voor hun kerntaak: de gezondheid van hun patiënten.

Dit document is gemaakt door Kees Fluyt, van Serendipity Consultancy, onafhankelijk consultant op gebied van fysieke en digitale archivering.

Wat zeggen klanten?

  • “eDocs BV heeft een mooie omgeving gecreëerd met een koppeling tussen ANVA en eDocs. Processen lopen sneller, inzichtelijker en efficiënter.”

    De Wit Assurantiën, Stellendam
  • "Ons papieren archief wordt opgeruimd en digitaal verwerkt met eDocs. Een prachtig programma dat uitstekend geïntegreerd is met MicroHis."

    Huisartsenpraktijk Appelscha
  • "Sinds we eDocs gebruiken zijn de bureau's leeg en kijken we niet tegen stapels post die nog verwerkt moet worden."

    Huisartsenpraktijk Javaeiland Amsterdam
  • "eDocs BV is een prettige no-nonsens partner. Wij hebben eDocs zien uitgroeien naar een professionele maatwerkoplossing voor elk bedrijf."

    E. Dopierella, Jera-ICT Zelhem
  • "Al meer dan 12 jaar maken wij met veel genoegen gebruik van eDocs. Door de handige functionaliteiten is eDocs bij Zorgwerk een succes!"

    Zorgwerk Personeelsdiensten
  • "Sanders Supermarkten gebruikt al jaren tevreden eDocs. Een buitengewoon gebruikersvriendelijk en stabiel archiveringssysteem"

    R. van Erven, Sligro Food Group Nederland B.V.
  • "Onze ervaringen met eDocs BV zijn uitstekend. eDocs levert in onze advocatenpraktijk een belangrijke bijdrage aan het dossierbeheer."

    Harry van Schie, Advocatuur
  • "eDocs is een fijn scan- programma voor onze HAP.
    De informatie wordt snel en overzichtelijk in mappen geplaatst. Het werkt efficiënt."

    Huisartsenpraktijk Dijkhuis, Borne
  • "We gebruiken eDocs om onze documenten te scannen en archiveren. eDocs is een prettige leverancier, goed te bereiken als er vragen zijn."

    Ingrid Schilder, Ravo Fayat Group
  • "Als je eenmaal gebruik maakt van digitale archivering, merk je wat voor een tijdwinst je hiermee kunt behalen! "

    Landsman en Teune Financieel Raadgevers
  • "Wij hier op de praktijk zijn erg tevreden over de samenspel van eDocs met Microhis. De gegevens van eDocs zijn via de patient in Microhis snel  oproepbaar."

    Huisarts J. Miedema, Spijkenisse
  • “Wat ideaal is eDocs toch. Je hoeft niet meer het archief in te duiken om iets op te zoeken. Wij hebben direct alle gegevens bij elkaar.”

    Loonbedrijf Oude Lashof