"Als je eenmaal gebruik maakt van digitale archivering, merk je wat voor een tijdwinst je hiermee kunt behalen! "
Gebruiksscenario’s van eDocs..
eDocs kan ingezet worden om binnenkomende post te archiveren, foto's, productspecificaties, klantenarchieven, patiëntenfiles, enz, enz.
eDocs BV heeft tot op heden een en hetzelfde archiveringssysteem geïnstalleerd bij o.a. Makelaars, Financieel adviseurs, Leasebedrijven, Huisartsen, Ziekenhuizen, ICT bedrijven, Accountants- en Advocatenkantoren, Consultancybedrijven, Productiebedrijven en Handels-ondernemingen. Hierbij hebben wij geen enkele maatwerkaanpassing hoeven te maken. Daarmee is de flexibiliteit en inzetbaarheid van eDocs ruimschoots aangetoond.
Hieronder volgen enkele voorbeelden waar eDocs ingezet zou kunnen worden:
**Uiteraard is het ook voor uw branche mogelijk eDocs in te zetten!**
Scenario 1 : Advocatenkantoor
Het archief onderhoudt alle binnengekomen documenten van cliënten en tegenpartijen. Alle declaraties en inkomstenverklaringen bevinden zich in het archief. Als gezocht wordt op een cliënt, dan worden alle zaken van deze cliënt zichtbaar. Wordt gezocht op een zaak (bijvoorbeeld erfrecht) dan worden alle erfrechtzaken zichtbaar gemaakt. Zo vormt eDocs tevens een bron van referentie naar eerdere zaken. Alle uitgaande stukken komen in de desbetreffende map terecht en geeft daarmee instant overzicht in een zaak. Overdraagbaarheid van een zaak wordt hiermee vereenvoudigd.
Scenario 2 : Medici waaronder Artsen/Specialisten/Therapeuten etc.
Alle patiëntgegevens binnen handbereik; Correspondentie, rapporten, foto's, declaraties, alles kan opgeslagen worden. Bij verhuizing kan een complete dossiermap uitgeprint worden of digitaal gemaild worden. Helemaal perfect wordt het als de nieuwe arts ook eDocs gebruikt.
Scenario 3 : Schade-expert verzekeringsmaatschappij
Op het hoofdkantoor staat een grote database met gegevens.
De schade-expert belt 's avonds in, krijgt de relevante documenten voor de volgende dag 'gedownload' en heeft alles bij zich. Hij/zij hoeft niet meer naar kantoor. Hij/zij tikt zijn/haar bevindingen in, in een Word bijlage en in het desbetreffende dossier staat de terugkoppeling als bijlage klaar om teruggestuurd te worden naar het hoofdkantoor.
Scenario 4 : Makelaardij
Het huizenaanbod van de Makelaar staat per huis gegroepeerd. Compleet met foto's, bouwtekeningen, hypotheekoffertes. Ook zijn alle klantdossiers gelijk bij de hand. Alle informatie kan bij een bezoek aan een potentiële klant ter plekke uitgeprint worden of bij een telefonisch contact gemaild.
Scenario 5 : Onderwijs
Repetitie opgaven, lesroosters, rapporten, tentamenresultaten, alles kan gearchiveerd worden en is tijdens vergaderingen, huisbezoeken of telefonische gesprekken compleet beschikbaar.
Scenario 6 : Garages
Per automerk en type staan alle oude microfiches gearchiveerd. De monteur kan schema's inzien en desgewenst printen. Ook kan zo bijvoorbeeld de autohistorie gearchiveerd worden. Garantiedocumenten en onderhoudschema's kunnen zo een compleet overzicht van de staat van een voertuig geven.
Scenario 7 : Projectmanagers
Offerte aanvragen, offertes, projectvoortgangen, correspondentie met de klant, het kan allemaal gearchiveerd worden. En waar de manager ook gaat, als deze de portable bij zich heeft is automatisch alle informatie over alle projecten actueel voorhanden.
Scenario 8 : Postregistratiesysteem (bedrijven/privé)
Voor bedrijven:
Het systeem kan geïmplementeerd worden in de postkamer. Alle binnenkomende documenten worden gescand en op de toewijzing van de geadresseerde geplaatst. Deze ziet dan onmiddellijk zijn post en kan d.m.v. de datumfilter alle nieuwe post uitfilteren.
Door middel van het e-mailen van documenten vanuit eDocs kan een complete documentenstroom binnen het bedrijf gerealiseerd worden.
Of privé:
Alle garantiebewijzen, polissen, ziektekostendeclaraties kunnen in het archief geplaatst worden. Jaaropgaven, leaseopgaven, belastingdocumenten, ze vinden allemaal hun weg. Nooit meer raken documenten kwijt en ze zijn snel te vinden.
