Voordelen van eDocs..

Waarom digitaal archiveren met eDocs?

• Ruimte besparing
  Fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus veel geld.

• Zoeken, en vooral snel vinden
  In duizenden documenten op alle pc's in het netwerk.
  Zoeken naar documenten wordt beperkt tot klikken. Het zoeken doet eDocs voor u in een fractie van de tijd die u nodig zou hebben.
• Beschikbaarheid
  Voor iedereen en altijd centraal beschikbaar.
• Veiligheid
  Denk u in wat een ramp het zou zijn als uw archief uit zou branden. Een digitaal archief kan eenvoudig elders opgeslagen worden als backup. eDocs is een onontbeerlijke calamiteitenverzekering. U kunt toch ook niet zonder een goede brandverzekering? Probeert u zich eens echt in te beelden wat u nog kunt indien uw papieren archief er niet meer zou zijn. Menig organisatie kan dan de deuren voorgoed sluiten.
• Beveiliging
  Documenten opgeslagen in eDocs kunnen op verschillende niveaus beveiligd worden. Mappen, maar ook complete archieven kunnen beveiligd worden en eventueel gedeeltelijk elders opgeslagen worden (CD). Documenten zijn onleesbaar tenzij ze gelezen worden via eDocs, of geëxporteerd worden voor gebruik buiten eDocs. Een document dat wordt gemaild wordt omgebouwd tot jpg- of pfd-formaat.

• Kostenbesparing
  Geen kopieën naar elke verschillende belanghebbende. Één document digitaal opgeslagen kan door eenieder geraadpleegd worden. Denk hierbij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
• Direct antwoord
  Direct feedback kunnen geven op vragen van klanten etc.
• Linken van documenten
  Een antwoord op een brief kan vanuit eDocs met Word of Excel gemaakt worden en is direct gekoppeld aan het betreffende document.
• E-mailen
  Rechtstreeks en zonder papierverspilling e-mailen vanuit het archief.
• Makkelijk mee te nemen
  Eenvoudig complete bedrijfsgegevens op de laptop of cd-rom meenemen. Dus u hebt alle informatie ter beschikking bij uw bezoek aan klanten en leveranciers.
• Het Nieuwe Werken
  Bij werken vanuit huis of een andere locatie is het belangrijk om te kunnen beschikken over alle relevante documenten (scans, office, e-mail enz.). In eDocs kunnen alle dossiers volledig worden opgeslagen. Dus geen versnipperde informatie meer in uw organisatie.
• Modulair systeem
  eDocs biedt functionaliteit aan in de vorm van gebruikersmodules. Daarmee kunt u voor elke individuele gebruiker bepalen welke functionaliteit benodigd is en u dus wenst te kopen. Daarmee bespaart u natuurlijk op kosten. Op elk moment kunt u later modules uitbreiden. Daarmee investeert u in archivering op het moment waarop u ook de gewenste functionaliteit wilt gaan gebruiken.

Voordeel ten opzichte van andere digitale archieven:

• Sterk concurrerend in prijs.
• Nederlands product speciaal voor het MKB.
• Uitermate stabiel en flexibel.
• intuitieve 'looks', dus herkenbaar voor gebruikers.
• Document- en niet paginageoriënteerd.
• Koppelingen mogelijk met diverse andere programma’s (CRM, HRM, HIS, etc.).
• Automatische koppeling met Word en Excel.
• Volledig schaalbaar.
  U kunt met één gebruiker beginnen en later, als het archief gevuld is dit open stellen aan uw medewerkers door het verder in de organisatie te installeren. Hiermee beperkt u uw investeringen totdat u er ook daadwerkelijk voordeel van hebt. Modules eenvoudig en zonder installatiekosten op elk moment uitbreidbaar.